Корпоративный портал Битрикс24 для Министерства Экономики Республики Беларусь – Часть 1

Задачи проекта

1. Cтруктурировать информационное пространство Минэкономики;
2. Создавать и хранить новости, события, базы знаний, справочную информацию;
3. Предоставить эффективные инструменты поиска информации;
4. Обеспечить личное и коллективное взаимодействие работников;
5. Автоматизировать процесс подачи заявок в адрес обеспечивающих подразделений Минэкономики;
6. Обеспечить быстрый доступ к системе электронного документооборота;
7. Автоматизировать контроль доступа сотрудников в здание Минэкономики;
8. Провести обучение пользователей корпоративного портала.

Решения

Шаг 1 – Внедрение информационных сервисов на базе Битрикс24

Информационное пространство Минэкономики структурировали с помощью внедрения информационных сервисов корпоративного портала Битрикс24. Корпоративный портал Министерства экономики состоит из следующих основных разделов:

Живая лента	Выводятся последние события портала: новости, комментарии, новые файлы, системные события
Структура компании	Отображается зависимость структурных подразделений и подчиненность сотрудников
Личные карточки сотрудников	Хранят информацию и контактные данные работников: номера телефонов, E-mail, номер кабинета
Кадровые изменения	Отображаются кадровые изменения и перестановки в рамках Министерства
Доска почета	Инструмент позволяет за особые заслуги разместить сотрудника на «Доску почета»
Дни рождения	Отображается визитная карточка сотрудника на странице «Дни рождения»
Фотогалерея	Функции инструмента – загрузка, хранение и фильтрация фотографий
График отсутствий	Фиксирует отсутствие сотрудников на рабочем месте: трудовой отпуск, отпуск за собственный счет, больничный и т.д.
Рабочее время	Инструмент для организации контроля за количеством рабочего времени, затраченным сотрудником
Собрания и планерки	Автоматизация подготовки к собранию, его ведение и контроль за исполнением поставленных на собрании целей
Группы и проекты	Создание рабочих групп и хранение всей информации: задач, файлов, сообщений, встреч
Задачи и проекты	Создание и просмотр личных задач, поставленных сотруднику/сотрудником Минэкономики
Календарь	Единый календарь для планирования встреч и совещаний, настройка доступа к календарям руководителей
Диск	Хранение документов и синхронизация файлов сотрудника на корпоративном портале и персональном компьютере
Чат и звонки	Поддерживает общение между сотрудниками
Переговорные	Инструмент для бронирования переговорных
Списки	Создание и хранение перечней документов в виде списков: приказов, ответственных лиц и т. д.
Обучение	Обучение сотрудников Корпоративного портала посредством учебных курсов

Шаг 2 – Инструменты для создания и хранения новостей, событий, баз знаний, справочной информации

Чтобы создать живое общение в режиме реального времени и упростить взаимодействие в Министерстве на корпоративном портале работает Живая лента.

На Живой ленте выводятся последние события портала: новости, комментарии, новые файлы, системные события. Живая лента позволяет создавать задачи, выражать благодарность, запускать бизнес-процессы, оставлять комментарии к событиям, оценивать события, устраивать голосования, оповещать сотрудников о важных событиях и объявлениях.

Справочная информация хранится в Телефонных справочниках, в карточках сотрудников, а также Списках.

Создали Базу знаний для обучения сотрудников Корпоративного портала. В базе знаний размещены учебные курсы.

Шаг 3 – Адаптивный поиск информации

Для поиска сотрудников, документов и инструментов портала в интерфейсе реализован адаптивный поиск информации. Пользователю достаточно ввести часть названия элемента, а система мгновенно подберет варианты.

Шаг 4 – Чаты и звонки для сотрудников

Взаимодействие между сотрудниками Минэкономики реализовано с помощью текстовых сообщений, аудио- и видеозвонков. Для этого на Корпоративном портале функционирует раздел «Чат и звонки».

Шаг 5 – Интеграция Службы заявок в Битрикс24

Служба заявок - наша собственная разработка. Мы интегрировали ее в корпоративный портал Минэкономики. Служба заявок позволяет сотруднику Минэкономики – пользователю Корпоративного портала создать заявку на устранение проблем, возникших при эксплуатации средств вычислительной техники. После отправки заявки сотрудник может проследить ход выполнения поданных им заявок.

В Службе заявок 3 группы пользователей: администратор, координатор и клиент. Администратор имеет право изменять типы пользователей Системы заявок. Координатор назначает ответственных за выполнение заявок. А клиент подает заявки.

Шаг 6 – Интеграция с системой электронного документооборота

Из Корпоративного портала осуществляется оперативный вход в Систему электронного документооборота «Дело». Программа открывается в отдельном окне. Сотруднику не надо искать требуемую программу. Корпоративный портал выступает в качестве единой точки доступа к системе электронного документооборота.

Шаг 7 – Интеграция с автоматизированной системой контроля управления доступом в здание Минэкономики (АСКУД)

Средствами Корпоративного портала обеспечили доступ к данной информации сотрудников Минэкономики согласно их полномочиям. Реализовали функционал для поиска необходимых данных.

Интеграция с базой данных АСКУД позволила отображать на корпоративном портале сотрудников, которые в данный момент присутствуют либо отсутствуют в здании Министерства. Функционал реализован в Списке сотрудников.

Шаг 8 – Обучение сотрудников Министерства

Перед нами стояла задача обучить 250 сотрудников Минэкономики пользоваться инструментами Корпоративного портала. Был составлен план обучения с пошаговыми руководствами. Программа обучения разделена на модули: Основные рабочие инструменты, Задачи и проекты, Служба заявок, ответы на вопросы. Сотрудников обучали в группах по 14-15 человек.

Первые результаты после внедрения

В первый месяц после внедрения Корпоративного портала сотрудникам Министерства удалось улучшить коммуникации в отделах. Сотрудники активно пользуются чатами и звонками, используют эти инструменты для оперативного общения и обмена документами. Руководство Министерства активно использует Календарь событий для планирования встреч и собраний. 

Руководители дают права доступа к просмотру своих календарей другим сотрудникам.Налажена коммуникация с обеспечивающими отделами благодаря интеграции Службы заявок в Битрикс24. Сотрудники могут не просто создавать заявки, но еще и отслеживать процесс их выполнения. В целом упростился процесс подачи и выполнения заявок.

Что в итоге

Цель внедрения Корпоративного портала для Министерства Экономики – упростить информационное взаимодействие между сотрудниками. Для реализации поставленной цели был выбран корпоративный портал Битрикс24. Портал интегрировал со Службой заявок, системой электронного документооборота «Дело» и Автоматизированной системой контроля управления доступом в здание Минэкономики (АСКУД).

В первый месяц после внедрения портала сотрудники Минэкономики активно пользуются чатами и видеозвонками, планируют собрания в Календаре, оформляют заявки в технический отдел с помощью Службы заявок.

На данный момент проект находится на поддержке. О дальнейших результатах внедрения Корпоративного портала мы расскажем во второй части кейса.