О проекте

Заказчик: Министерство экономики Республики Беларусь.

Цель проекта: Корпоративный портал предназначен для обеспечения качественного информационного взаимодействия работников Минэкономики. Портал выполняет функцию единой корпоративной информационной среды.


Интеграции

Служба заявок
Служба заявок
СЭД "Дело"
СЭД "Дело"
АСКУД
АСКУД

Задачи проекта

  1. Cтруктурировать информационное пространство Минэкономики;
  2. Создавать и хранить новости, события, базы знаний, справочную информацию;
  3. Предоставить эффективные инструменты поиска информации;
  4. Обеспечить личное и коллективное взаимодействие работников;
  5. Автоматизировать процесс подачи заявок в адрес обеспечивающих подразделений Минэкономики;
  6. Обеспечить быстрый доступ к системе электронного документооборота;
  7. Автоматизировать контроль доступа сотрудников в здание Минэкономики;
  8. Провести обучение пользователей корпоративного портала.

Решения

Шаг 1 – Внедрение информационных сервисов на базе Битрикс24

Информационное пространство Минэкономики структурировали с помощью внедрения информационных сервисов корпоративного портала Битрикс24. Корпоративный портал Министерства экономики состоит из следующих основных разделов:

Иконка Живая лента Битрикс24

Живая лента

Выводятся последние события портала: новости, комментарии, новые файлы, системные события
 Иконка Структура компании в Битрикс24
Структура компании
Отображается зависимость структурных подразделений и подчиненность сотрудников
 Иконка Личные карточки сотрудников Битрикс24
Личные карточки сотрудников
Хранят информацию и контактные данные работников: номера телефонов, E-mail, номер кабинета
 Иконка Кадровые изменения в Битрикс24
Кадровые изменения
Отображаются кадровые изменения и перестановки в рамках Министерства
 Иконка Доска почета в Битрикс24
Доска почета
Инструмент позволяет за особые заслуги разместить сотрудника на «Доску почета»
 Иконка Дни рождения в Битрикс24
Дни рождения
Отображается визитная карточка сотрудника на странице «Дни рождения» 
 Иконка Фотогалерея Битрикс24
Фотогалерея

Функции инструмента – загрузка, хранение и фильтрация фотографий

Иконка График отсутствий в Битрикс24
График отсутствий

Фиксирует отсутствие сотрудников на рабочем месте: трудовой отпуск, отпуск за собственный счет, больничный и т.д.

 Иконка График отсутствий в Битрикс24
Рабочее время
Инструмент для организации контроля за количеством рабочего времени, затраченным сотрудником
 Иконка Собрания и планерки в Битрикс24
Собрания и планерки
Автоматизация подготовки к собранию, его ведение и контроль за исполнением поставленных на собрании целей
Иконки Группы и проекты в Битрикс24
Группы и проекты
Создание рабочих групп и хранение всей информации: задач, файлов, сообщений, встреч
Иконка Задачи и проекты в Битрикс24
Задачи и проекты
Создание и просмотр личных задач, поставленных сотруднику/сотрудником Минэкономики
 Иконка Календарь в Битрикс24
Календарь
Единый календарь для планирования встреч и совещаний, настройка доступа к календарям руководителей
 Иконка Диск в Битрикс24
Диск
Хранение документов и синхронизация файлов сотрудника на корпоративном портале и персональном компьютере
 Иконка Чат и звонки в Битрикс24
Чат и звонки
Поддерживает общение между сотрудниками
 Иконка Бронирование переговорных в Битрикс24
Переговорные
Инструмент для бронирования переговорных
 Иконка Списки в Битрикс24
Списки
Создание и хранение перечней документов в виде списков: приказов, ответственных лиц и т. д.
 Иконка Обучение Битрикс24
Обучение
Обучение сотрудников Корпоративного портала посредством учебных курсов

Шаг 2 – Инструменты для создания и хранения новостей, событий, баз знаний, справочной информации

Чтобы создать живое общение в режиме реального времени и упростить взаимодействие в Министерстве на корпоративном портале работает Живая лента.

На Живой ленте выводятся последние события портала: новости, комментарии, новые файлы, системные события. Живая лента позволяет создавать задачи, выражать благодарность, запускать бизнес-процессы, оставлять комментарии к событиям, оценивать события, устраивать голосования, оповещать сотрудников о важных событиях и объявлениях.

Справочная информация хранится в Телефонных справочниках, в карточках сотрудников, а также Списках.

Создали Базу знаний для обучения сотрудников Корпоративного портала. В базе знаний размещены учебные курсы.

Шаг 3 – Адаптивный поиск информации

Для поиска сотрудников, документов и инструментов портала в интерфейсе реализован адаптивный поиск информации. Пользователю достаточно ввести часть названия элемента, а система мгновенно подберет варианты.

Шаг 4 – Чаты и звонки для сотрудников

Взаимодействие между сотрудниками Минэкономики реализовано с помощью текстовых сообщений, аудио- и видеозвонков. Для этого на Корпоративном портале функционирует раздел «Чат и звонки».

Шаг 5 – Интеграция Службы заявок в Битрикс24

Служба заявок - наша собственная разработка. Мы интегрировали ее в корпоративный портал Минэкономики. Служба заявок позволяет сотруднику Минэкономики – пользователю Корпоративного портала создать заявку на устранение проблем, возникших при эксплуатации средств вычислительной техники. После отправки заявки сотрудник может проследить ход выполнения поданных им заявок.

В Службе заявок 3 группы пользователей: администратор, координатор и клиент. Администратор имеет право изменять типы пользователей Системы заявок. Координатор назначает ответственных за выполнение заявок. А клиент подает заявки.

Шаг 6 – Интеграция с системой электронного документооборота

Из Корпоративного портала осуществляется оперативный вход в Систему электронного документооборота «Дело». Программа открывается в отдельном окне. Сотруднику не надо искать требуемую программу. Корпоративный портал выступает в качестве единой точки доступа к системе электронного документооборота.

Шаг 7 – Интеграция с автоматизированной системой контроля управления доступом в здание Минэкономики (АСКУД)

Средствами Корпоративного портала обеспечили доступ к данной информации сотрудников Минэкономики согласно их полномочиям. Реализовали функционал для поиска необходимых данных.

Интеграция с базой данных АСКУД позволила отображать на корпоративном портале сотрудников, которые в данный момент присутствуют либо отсутствуют в здании Министерства. Функционал реализован в Списке сотрудников.

Шаг 8 – Обучение сотрудников Министерства

Перед нами стояла задача обучить 250 сотрудников Минэкономики пользоваться инструментами Корпоративного портала. Был составлен план обучения с пошаговыми руководствами. Программа обучения разделена на модули: Основные рабочие инструменты, Задачи и проекты, Служба заявок, ответы на вопросы. Сотрудников обучали в группах по 14-15 человек.

Первые результаты после внедрения

В первый месяц после внедрения Корпоративного портала сотрудникам Министерства удалось улучшить коммуникации в отделах. Сотрудники активно пользуются чатами и звонками, используют эти инструменты для оперативного общения и обмена документами. Руководство Министерства активно использует Календарь событий для планирования встреч и собраний. 

Руководители дают права доступа к просмотру своих календарей другим сотрудникам.Налажена коммуникация с обеспечивающими отделами благодаря интеграции Службы заявок в Битрикс24. Сотрудники могут не просто создавать заявки, но еще и отслеживать процесс их выполнения. В целом упростился процесс подачи и выполнения заявок.

Что в итоге

Цель внедрения Корпоративного портала для Министерства Экономики – упростить информационное взаимодействие между сотрудниками. Для реализации поставленной цели был выбран корпоративный портал Битрикс24. Портал интегрировал со Службой заявок, системой электронного документооборота «Дело» и Автоматизированной системой контроля управления доступом в здание Минэкономики (АСКУД).

В первый месяц после внедрения портала сотрудники Минэкономики активно пользуются чатами и видеозвонками, планируют собрания в Календаре, оформляют заявки в технический отдел с помощью Службы заявок.

На данный момент проект находится на поддержке. О дальнейших результатах внедрения Корпоративного портала мы расскажем во второй части кейса.


Забронировать скидку

Воспользуйтесь калькулятором и забронируйте скидку на ваш проект. После отправки формы наш менеджер свяжется с вами для применения скидки. Скидка будет действовать в течение трех суток, начиная с даты бронирования.

Размер скидки меняется каждую неделю и зависит от загрузки производства.
Скидка распространяется только на разработку нового сайта.